Akurasi inventaris adalah tulang punggung dari setiap kesuksesan. pemenuhan Operasi. Baik Anda menjalankan bisnis e-commerce kecil atau mengelola gudang besar, mengetahui secara pasti apa yang ada dalam stok, di mana lokasinya, dan berapa banyak yang Anda miliki sangat penting. Salah satu cara paling efektif untuk menjaga akurasi ini adalah melalui penghitungan siklus.
Panduan ini akan memandu Anda melalui semua hal yang perlu Anda ketahui tentang penghitungan siklus dalam pemenuhan pesanan, dari dasar-dasar hingga praktik terbaik, dan memberikan langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti untuk memulai.
Apa itu penghitungan siklus?
Penghitungan siklus adalah proses audit inventaris di mana sebagian kecil inventaris dihitung pada hari tertentu, alih-alih menghitung seluruh inventaris sekaligus. Tidak seperti penghitungan inventaris fisik tradisional, yang sering kali mengharuskan penghentian operasi, penghitungan siklus dilakukan terus-menerus sepanjang tahun. Metode ini membantu bisnis mempertahankan catatan inventaris yang akurat tanpa mengganggu operasi harian.
Mengapa penghitungan siklus penting dalam pemenuhan?
Penghitungan siklus memegang peranan penting dalam menjaga kelancaran operasi pemenuhan pesanan Anda. Mari kita lihat mengapa hal ini penting.
- Pesanan yang akurat. Bila Anda tahu persis apa yang ada di gudang Anda, Anda dapat memilih dan mengirimkan produk yang tepat kepada pelanggan. Ini mengurangi kesalahan dan membuat pelanggan senang.
- Lebih sedikit kehabisan stok dan kelebihan stok. penghitungan siklus reguler membantu Anda mengetahui kapan stok barang yang populer hampir habis atau stok barang yang tidak laku terlalu banyak. Ini berarti Anda dapat memesan ulang pada waktu yang tepat dan menghindari menghabiskan uang untuk stok yang tidak terjual.
- Operasi yang lebih lancar. alih-alih menutup gudang Anda untuk penghitungan inventaris yang besar dan menegangkan, penghitungan siklus memungkinkan Anda memeriksa bagian-bagian kecil pada satu waktu. Ini membuat bisnis Anda terus berjalan tanpa gangguan besar.
- Deteksi masalah dini. dengan menghitung secara teratur, Anda dapat menemukan masalah seperti barang yang hilang, produk yang salah tempat, atau kesalahan entri data sebelum menjadi masalah besar.
- Pengambilan keputusan yang lebih baik. Data inventaris yang akurat membantu Anda membuat pilihan yang lebih cerdas tentang pembelian, penjualan, dan organisasi pergudangan.
Singkatnya, penghitungan siklus membantu Anda mengendalikan inventaris, melayani pelanggan dengan lebih baik, dan menjalankan operasi pemenuhan yang lebih efisien.
Apa manfaat utama penghitungan siklus?
Penghitungan siklus menawarkan beberapa keuntungan penting bagi siapa pun yang mengelola inventaris dalam pengaturan pemenuhan pesanan atau pergudangan. Mari kita lihat mengapa hal ini sangat berharga.
- Menjaga inventaris tetap akurat sepanjang tahun. alih-alih menunggu penghitungan tahunan yang besar dan menegangkan, penghitungan siklus membantu Anda menemukan dan memperbaiki kesalahan secara teratur. Ini berarti catatan inventaris Anda selalu terkini.
- Tidak perlu menghentikan operasi. dengan penghitungan siklus, Anda tidak perlu menutup gudang atau menghentikan pengiriman pesanan. Anda dapat menghitung sebagian kecil inventaris Anda sementara bisnis tetap berjalan seperti biasa.
- Menemukan masalah sejak dini. dengan memeriksa inventaris Anda secara berkala, Anda dapat segera menemukan kesalahan atau kehilangan barang—sebelum berubah menjadi masalah yang lebih besar yang memengaruhi pelanggan atau laba Anda.
- Menyimpan uang. Inventaris yang akurat membantu Anda menghindari pembelian stok yang terlalu banyak atau terlalu sedikit. Ini berarti lebih sedikit uang yang terikat pada produk tambahan dan lebih sedikit penjualan yang hilang karena kehabisan barang populer.
- Membantu audit dan kepatuhan. Penghitungan siklus yang teratur memudahkan penyediaan laporan inventaris yang akurat untuk audit atau tinjauan keuangan, menjaga bisnis Anda tetap dalam kondisi baik.
Singkatnya, penghitungan siklus adalah cara sederhana untuk menjaga inventaris Anda tetap terkendali, menghindari kesalahan yang merugikan, dan membuat proses pemenuhan pesanan Anda berjalan lebih lancar.
Apa saja jenis metode penghitungan siklus?
Jika berbicara tentang penghitungan siklus, tidak hanya ada satu cara untuk melakukannya. Berbagai metode bekerja lebih baik untuk berbagai bisnis, tergantung pada ukuran inventaris Anda, seberapa sering produk berpindah, dan pengalaman tim Anda. Berikut ini adalah jenis metode penghitungan siklus yang paling umum.
Penghitungan siklus ABC
Ini adalah salah satu metode yang paling populer, dan didasarkan pada gagasan bahwa tidak semua produk sama pentingnya. Anda membagi inventaris Anda menjadi tiga kelompok:
- Sebuah item. ini adalah produk Anda yang paling berharga atau paling cepat laku. Karena produk ini paling penting bagi bisnis Anda, Anda menghitungnya lebih sering—mungkin setiap minggu atau setiap bulan.
- Barang B. ini penting, tetapi tidak sepenting item A. Anda mungkin menghitungnya setiap bulan atau setiap beberapa bulan.
- Barang C. ini adalah produk yang paling tidak bernilai atau paling lambat laku. Anda dapat menghitungnya lebih jarang, seperti sekali dalam seperempat tahun atau bahkan dua kali setahun.
Dengan memfokuskan lebih banyak perhatian pada hal-hal yang paling penting, Anda menggunakan waktu dan sumber daya secara bijak.
Penghitungan siklus sampel acak
Dengan metode ini, Anda cukup memilih item acak untuk dihitung setiap kali. Seiring berjalannya waktu, Anda akhirnya akan menghitung semua barang di gudang, tetapi Anda tidak mengikuti pola yang ditetapkan. Metode ini mudah untuk dimulai dan berfungsi dengan baik jika Anda memiliki inventaris yang lebih sedikit atau ingin menjaga semuanya tetap sederhana.
Penghitungan siklus kelompok kontrol
Metode ini seperti latihan. Anda memilih sekelompok kecil barang dan menghitungnya berulang kali dalam waktu singkat. Tujuannya adalah untuk menemukan kesalahan dalam proses penghitungan atau mencari tahu apakah ada masalah dengan cara penanganan inventaris. Setelah yakin proses Anda berhasil, Anda dapat menghitung lebih banyak barang.
Penghitungan siklus yang dipicu oleh peristiwa (berbasis peluang)
Alih-alih mengikuti jadwal, Anda menghitung barang ketika sesuatu yang tidak biasa terjadi. Misalnya, jika Anda memperhatikan sebuah kehabisan stok, Sebuah memilih Jika terjadi kesalahan, atau kesalahan penerimaan, Anda segera menghitung barang-barang tersebut. Ini membantu Anda dengan cepat mendeteksi dan memperbaiki masalah saat muncul.
Contoh nyata penghitungan siklus di gudang kecil
Bayangkan Anda mengelola toko daring kecil dengan gudang yang menyimpan sekitar 1,000 produk berbeda. Akhir-akhir ini, Anda menyadari beberapa masalah: terkadang Anda kehabisan barang populer, dan di lain waktu Anda mendapati Anda telah memesan terlalu banyak barang yang tidak laku dengan cepat. Anda ingin memperbaiki masalah ini dan menjaga keakuratan inventaris Anda, jadi Anda memutuskan untuk memulai penghitungan siklus.
Berikut ini cara melakukannya:
Langkah 1: sortir produk Anda
Pertama, Anda melihat data penjualan Anda dan mengurutkan produk Anda menjadi tiga kelompok:
- Sebuah item. ini adalah produk terlaris Anda—produk yang paling cepat terjual atau paling berharga. Anda memiliki sekitar 100 produk seperti ini.
- Barang B. ini cukup populer atau berharga. Anda memiliki sekitar 300 di antaranya.
- Barang C. ini adalah produk yang pergerakannya lambat atau bernilai rendah. Anda memiliki sekitar 600 produk seperti ini.
Langkah 2: buat jadwal penghitungan
Berikutnya, Anda memutuskan seberapa sering menghitung setiap kelompok:
- Sebuah item. hitunglah ini setiap minggu, karena ini penting dan bergerak cepat.
- Barang B. hitunglah ini sebulan sekali.
- Barang C. hitunglah setiap tiga bulan.
Dengan cara ini, Anda memfokuskan usaha Anda pada hal yang paling penting.
Langkah 3: Tetapkan tugas
Anda memilih dua anggota tim untuk menangani penghitungan siklus. Setiap Jumat pagi, mereka menyisihkan waktu untuk menghitung item yang dijadwalkan untuk minggu itu.
Langkah 4: Gunakan alat sederhana
Agar penghitungan lebih mudah dan akurat, tim Anda menggunakan pemindai kode batang dan perangkat lunak inventaris. Ini membantu mereka dengan cepat memeriksa apa yang ada di rak dan membandingkannya dengan apa yang ada di sistem.
Langkah 5: Segera perbaiki masalah
Jika tim Anda menemukan bahwa angka-angka tersebut tidak cocok, mereka akan berhenti dan mencari tahu penyebabnya. Mungkin ada yang salah tempat, atau terjadi kesalahan selama penerimaan atau pengiriman. Mereka akan memperbaiki catatan dan mencatat apa yang terjadi.
Hasil
Setelah beberapa bulan melakukan penghitungan siklus secara teratur, Anda akan melihat peningkatan yang besar:
- Anda jarang kehabisan produk terlaris Anda.
- Anda tidak memiliki banyak stok tambahan.
- Tim Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencari barang yang hilang.
- Pelanggan lebih senang karena pesanan mereka lebih akurat.
Dengan membagi proses menjadi beberapa langkah kecil yang mudah dikelola dan berfokus pada produk yang paling penting, Anda telah membuat gudang Anda berjalan lebih lancar dan lebih efisien—semuanya tanpa harus tutup untuk penghitungan inventaris dalam jumlah besar dan membuat stres.
Contoh ini menunjukkan bagaimana bahkan bisnis kecil dapat menggunakan penghitungan siklus untuk menjaga inventaris tetap akurat dan pemenuhan pesanan berjalan lancar.
Apa saja FAQ umum tentang jumlah siklus?
T. Seberapa sering saya harus melakukan penghitungan siklus?
Frekuensinya bergantung pada bisnis Anda dan jenis produk yang Anda miliki. Untuk barang yang cepat terjual atau sangat berharga, Anda harus menghitungnya lebih sering—mungkin setiap satu atau dua minggu. Barang yang penjualannya lambat atau kurang berharga dapat dihitung lebih jarang, seperti sebulan sekali atau bahkan setiap tiga bulan. Kuncinya adalah membuat jadwal dan mematuhinya.
T. Apakah saya memerlukan perangkat lunak khusus untuk memulai penghitungan siklus?
Anda tidak perlu menggunakan perangkat lunak khusus saat baru memulai—banyak usaha kecil dimulai dengan spreadsheet sederhana atau formulir kertas. Namun, seiring pertumbuhan bisnis Anda, penggunaan perangkat lunak yang lebih canggih akan semakin penting. manajemen persediaan Perangkat lunak dapat membuat prosesnya jauh lebih mudah dan akurat. Alat-alat ini dapat membantu Anda melacak apa yang telah dihitung, menjadwalkan penghitungan di masa mendatang, dan dengan cepat mendeteksi masalah apa pun.
T. Apa yang harus saya lakukan jika saya menemukan perbedaan antara hitungan saya dan catatan saya?
Jika Anda menemukan ketidakcocokan, jangan langsung mengubah angkanya agar sesuai. Pertama, cobalah cari tahu mengapa ada perbedaan. Apakah ada kesalahan saat menerima, mengambil, atau mengirim? Apakah ada yang salah tempat? Setelah Anda mengetahui penyebabnya, perbaiki catatan dan ambil langkah-langkah untuk mencegah masalah yang sama terjadi lagi.
T. Dapatkah saya melakukan penghitungan siklus saat gudang sedang beroperasi?
Ya, Anda bisa! Salah satu keuntungan terbesar dari penghitungan siklus adalah Anda tidak perlu menghentikan bisnis Anda untuk melakukannya. Pastikan Anda tidak menghitung barang yang sedang dipindahkan, diambil, atau diterima pada saat yang bersamaan. Komunikasi yang baik dengan tim Anda membantu menghindari kebingungan.
T. Apakah penghitungan siklus benar-benar sepadan dengan usaha yang dikeluarkan?
Tentu saja. Penghitungan siklus secara teratur membantu Anda mendeteksi kesalahan lebih awal, menghindari kehabisan stok, dan membuat pelanggan Anda senang. Penghitungan siklus juga menghindarkan Anda dari stres dan gangguan akibat melakukan penghitungan inventaris secara menyeluruh sekaligus. Seiring berjalannya waktu, Anda akan melihat bahwa upaya tersebut membuahkan hasil dengan operasi yang lebih lancar dan lebih sedikit kejutan.
Ringkasan
Penghitungan siklus dalam pemenuhan e-commerce adalah proses di mana kelompok kecil item inventaris dihitung secara teratur pada jadwal yang ditetapkan untuk menjaga catatan stok tetap akurat tanpa menghentikan operasi pergudangan.
